Co obejmuje szkolenie BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami: szkolenia wstępne, okresowe i wymagana dokumentacja

W praktyce łatwo pomylić, że szkolenie BHP to jeden „kurs dla wszystkich”, tymczasem dla pracodawców i osób kierujących pracownikami obowiązują zarówno szkolenia wstępne, jak i okresowe. Program oraz potwierdzenia mają określony formalny charakter, a zakończenie szkolenia wymaga udokumentowania w sposób spójny z pozostałą dokumentacją pracowniczą. Taki podział porządkuje decyzje organizacyjne: co wynika z obowiązku szkoleniowego, a co z wymogów potwierdzenia realizacji.

Zakres szkolenia BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami: szkolenia wstępne i okresowe

Szkolenie bhp online dla pracodawców i kierowników ma charakter obowiązkowy i obejmuje szkolenie wstępne oraz szkolenie okresowe. Jego celem jest przygotowanie osób odpowiedzialnych za organizację pracy i nadzór nad przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa do znajomości wymagań BHP, rozumienia związanych z nimi ryzyk oraz przekładania ich na działania w zakładzie pracy.

Podstawą realizacji jest program szkolenia: program szkolenia wstępnego i okresowego opracowuje pracodawca albo jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową. W programie uwzględnia się m.in. obowiązki i odpowiedzialności osób zarządzających pracownikami oraz elementy dotyczące BHP, w tym konieczność odbycia szkolenia i uaktualniania wiedzy.

Organizacyjnie szkolenia odbywają się w czasie pracy i są realizowane na koszt pracodawcy. Mogą być prowadzone jako kursy, seminaria lub samokształcenie kierowane, także w formie online — z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to sytuacji, w których wymagany jest tryb obejmujący instruktaż związany z pracą przy szczególnych zagrożeniach.

Podział na szkolenia wstępne i okresowe wynika z tego, że pierwsze ma przygotować do pełnienia funkcji w obszarze BHP od momentu rozpoczęcia roli, a drugie służy uzupełnianiu wiedzy i umiejętności w zakresie BHP oraz utrzymaniu aktualności zasad stosowanych w praktyce.

Szkolenia wstępne BHP: co obejmują i kiedy są przeprowadzane

Szkolenia wstępne BHP są przeprowadzane przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy albo w dniu zatrudnienia. Ich celem jest przygotowanie uczestnika do bezpiecznego funkcjonowania w zakładzie pracy od pierwszych obowiązków.

Szkolenie wstępne składa się z instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego i obejmuje następującą tematykę:

• Instruktaż ogólny – wprowadza w podstawowe zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kluczowe obowiązki; obejmuje m.in. podstawy przepisów BHP (w oparciu o Kodeks pracy i regulaminy) oraz zasady udzielania pierwszej pomocy.
• Pierwsza pomoc – element realizowany w ramach instruktażu ogólnego, aby uczestnik wiedział, jak postępować w sytuacji zagrożenia zdrowia.
• Instruktaż stanowiskowy – dotyczy zagrożeń i zasad bezpieczeństwa związanych bezpośrednio z danym stanowiskiem; obejmuje zapoznanie z czynnikami środowiska pracy, ryzykiem zawodowym, sposobami ochrony przed zagrożeniami oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy.
• Ocena ryzyka zawodowego – uczestnik jest zapoznawany z tym, jak w praktyce wygląda identyfikacja i rozumienie ryzyka oraz jakie działania ochronne wiążą się z ryzykiem zawodowym.

Założenia, tematykę i sposób prowadzenia szkolenia wstępnego określa program szkolenia wstępnego i okresowego, który opracowuje pracodawca lub jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową. Instruktaż stanowiskowy nie jest powtórzeniem treści ogólnych — jest dopasowany do środowiska i specyfiki danego stanowiska.

• Praktyczny charakter realizacji – w przypadku szkoleń prowadzonych poza siedzibą (np. w formule zdalnej) organizacja powinna zapewnić, że instruktaż uwzględnia wymagane elementy merytoryczne dotyczące czynników środowiska pracy, ryzyka zawodowego oraz zasad bezpiecznego wykonywania zadań.

Szkolenia okresowe BHP: częstotliwość, zakres tematyczny i sposób realizacji

Szkolenia okresowe BHP dla pracodawców oraz osób kierujących pracownikami to cykliczna aktualizacja wiedzy i utrwalenie umiejętności potrzebnych do zapewnienia bezpieczeństwa w zakładzie pracy. Ich zadaniem jest m.in. odświeżenie zasad oraz sposobów rozpoznawania zagrożeń i wdrażania profilaktyki.

Powtarzalność jest wymagana przez cały okres zatrudnienia, a częstotliwość dla tych grup wynosi co 5 lat (z pierwszym terminem do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku). Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Zakres tematyczny szkoleń okresowych dla pracodawców i osób kierujących pracownikami obejmuje m.in.: prawną ochronę pracy, zagrożenia środowiska pracy, techniczne bezpieczeństwo, profilaktykę, ergonomię oraz psychologię pracy. Do tego dochodzą praktyczne wątki z zakresu pierwszej pomocy i ochrony przeciwpożarowej, a także metody organizacji i prowadzenia szkoleń BHP.

• Aktualizacja wiedzy – tematy są cyklicznie powtarzane w trakcie zatrudnienia, aby utrzymać znajomość zasad BHP.
• Realizacja w wybranej formie – szkolenie może być prowadzone jako kurs, seminarium lub samokształcenie kierowane (np. e-learning), pod warunkiem spełnienia wymagań programowych.
• Zdalny tryb – przy samokształceniu kierowanym (np. e-learningu) trzeba zapewnić możliwość konsultacji z wykładowcami, zgodnie z wymaganiami danej formy.
• Spójność merytoryczna – także w wariancie online szkolenie ma obejmować tematy przewidziane dla szkolenia okresowego.

Dokumentacja po szkoleniu BHP: program, karta/zaświadczenie i obowiązki pracodawcy

Dokumentacja po szkoleniu BHP ma potwierdzać, że szkolenie zostało zrealizowane, oraz umożliwiać szybkie odtworzenie zakresu i przebiegu w razie kontroli. Kluczowe elementy to program szkolenia, karta szkolenia wstępnego lub zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego oraz prawidłowe przechowywanie tych dokumentów w aktach pracownika.

• Program szkolenia BHP – opracowuje go pracodawca lub jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową; program określa szczegółową tematykę oraz formy realizacji i jest dopasowany do specyfiki stanowisk i występujących zagrożeń.
• Karta szkolenia wstępnego – potwierdza odbycie instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego; zawiera m.in. dane pracownika i datę szkolenia oraz potwierdzenia na piśmie lub w formie elektronicznej (w karcie lub w powiązanych zapisach).
• Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego – wydaje je organizator szkolenia; dokument potwierdza ukończenie szkolenia okresowego i powinien trafić do akt osobowych pracownika.
• Dokumentacja przy szkoleniu elektronicznym – w przypadku realizacji zdalnej właściwe jest odnotowanie odbycia szkolenia oraz dołączenie odpowiednich dokumentów elektronicznych do dokumentacji (w powiązaniu z kartą szkolenia wstępnego).

Obowiązki pracodawcy dotyczą zarówno organizacji, jak i zabezpieczenia dokumentów po szkoleniach BHP. Pracodawca ma obowiązek organizować, zapewniać i dokumentować szkolenia BHP dla pracowników oraz osób kierujących pracownikami, a także odpowiada za bezpieczeństwo, przestrzeganie przepisów i realizację szkoleń w terminach oraz formach określonych prawem. Dokumenty powinny być przechowywane w aktach osobowych i udostępniane do kontroli.

• Przechowywanie w aktach osobowych – karta szkolenia wstępnego i zaświadczenie okresowe są częścią dokumentacji pracownika.
• Udostępnienie do kontroli – dokumentacja ma być dostępna dla służb nadzoru (np. Państwowej Inspekcji Pracy) w razie kontroli.
• Potwierdzenie pracownika – pracownik potwierdza zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP na piśmie lub elektronicznie, a fakt odbycia instruktażu jest dokumentowany w karcie szkolenia wstępnego lub w powiązanych zapisach.
• Zabezpieczenie wersji elektronicznych – przy trybie zdalnym odnotowanie odbycia szkolenia oraz dokumenty elektroniczne powinny umożliwiać weryfikację przebiegu.

Najczęstsze błędy w organizacji szkoleń BHP i w rozliczaniu dokumentów

Najczęstsze błędy w organizacji i rozliczaniu szkoleń BHP pojawiają się wtedy, gdy nie da się jednoznacznie wykazać, że szkolenie zostało przeprowadzone, że pracownik je odebrał oraz że ma to odzwierciedlenie w poprawnej dokumentacji.

• Brak potwierdzenia zapoznania się z przepisami i zasadami BHP – pracownik ma obowiązek potwierdzić to na piśmie lub w formie elektronicznej. Jeżeli w dokumentach nie ma czytelnego potwierdzenia, trudno obronić, że szkolenie zostało odebrane zgodnie z wymaganiami.
• Niespójność dokumentów między szkoleniem wstępnym a okresowym – szkolenie wstępne dokumentuje się w karcie szkolenia, a szkolenie okresowe w protokole szkolenia (lub zaświadczeniu – zależnie od przyjętej dokumentacji). Mylone lub podmieniane dokumenty utrudniają odtworzenie przebiegu i zakresu.
• Oparcie rozliczenia tylko na liście obecności – sama obecność nie zastępuje dokumentacji potwierdzającej odbycie szkolenia i potwierdzenia po stronie uczestnika. Dokumenty powinny pozwalać odtworzyć, że szkolenie się odbyło oraz że pracownik dokonał wymaganego potwierdzenia.
• Brak kompletności dokumentacji po szkoleniu – dokumenty powinny trafić do dokumentacji pracownika (w teczce/aktach osobowych) i być kompletne. Jeżeli część dokumentów nie powstaje od razu po szkoleniu albo jest w obiegu roboczym, weryfikacja podczas kontroli może się wydłużać.
• Niedostępność dokumentów do kontroli – dokumentacja ma być dostępna na żądanie organów nadzorczych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy. Dokumenty powinny być przechowywane w sposób umożliwiający szybkie okazanie.
• Nieprawidłowe planowanie czasu realizacji – szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy. Nie powinny być realizowane w godzinach wolnych bez formalnego uznania ich jako czasu pracy, bo wtedy rośnie ryzyko rozbieżności w rozliczeniu i dokumentowaniu.

Przy realizacji zdalnej najczęściej problemem jest to, że w dokumentacji nie odnotowano odbycia szkolenia oraz że nie zabezpieczono potwierdzeń w formie pozwalającej je zweryfikować. W praktyce istotne jest, aby dokumenty były kompletne i umożliwiały odtworzenie przebiegu oraz wymagane potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP.